Eru skjalamálin í lagi?

Svala Runólfsdóttir, héraðsskjalavörður.

Nú standa sveitarfélög frammi fyrir því að taka ákvörðun um það hvort þau ætli að fara út í rafræna skjalavörslu eða ekki. En hvað er rafræn skjalavarsla?  

Stjórnun og þekking er grunnurinn
Ennþá er val milli pappírs- og rafrænnar skjalavörslu hjá sveitarfélögum, en ekki vitað hversu lengi það varir. Ýmsir kostir og gallar fylgja hvoru kerfi fyrir sig, en ljóst er að framtíðin verður meira eða minna rafræn. Hvort sem er valið pappírs- eða rafræn skjalavarsla þá skiptir þekking og stjórnun alltaf miklu máli. Að skilja hvað eru skjöl, hvernig á að flokka og varðveita.

Það er óheppilegt að hafa skjölin „bara þarna" inni í tölvu starfsmanns sem er jafnvel hættur störfum, eða óskipulega uppraðað í geymslu. Ef upplýsingar eru vistaðar á margvíslegan hátt eða eytt tilviljunarkennt, þá verður erfitt að leita í þeim til að svara fyrirspurnum og þess þá heldur til að uppfylla lagalega kröfur um skjalavörslu. 

Vistun eða stjórnun
Margir halda að nóg sé að vista skjöl á sameiginlegu drifi fyrirtækisins, oftast með ,,heimatilbúinni‘‘ flokkun. Það er hins vegar ekki rétt því mikill munur er á þessari vistun og alvöru skjalastjórnun.

Skjalavistun felur einfaldlega í sér vistun rafrænna skjala í tölvukerfi. Í einhverja möppu á einhvern stað. Það er það sem flestir eru vanir að gera og dugar fyrir t.d. heimilisbókhald.

Skjalastjórnun flokkar skjölin hins vegar á samræmdan hátt. Til þess þarf skjalastjórnunarkerfi, sem dæmi GoPro og OneSystem, sem hægt er að kaupa aðgang að. Þá eru skjölin flokkuð um leið og þau eru vistuð í tölvunni, samkvæmt skjalaáætlun, sem þarf að vinna fyrir vinnustaðinn. Í skjalaáætluninni er meðal annars ákveðið hvernig „lífstími“ viðkomandi skjals á að vera, hvar á að geyma, hvernig á að flokka og skrá. Vinnustaðir eru mismunandi og áætlanir unnar út frá því. Sveitarfélög eru t.d. skilaskyldir aðilar og þurfa að varðveita gögn sem varða stjórnsýsluna og afhenda skjalasafni eftir ákveðið tímabil.

Ef farið er í rafræna skjalavörslu og gögn skráð rétt, þá er hægt að láta vinna vörsluútgáfu sem síðan er afhend rafrænt til viðkomandi aðila (Héraðsskjalasafn, Þjóðskjalasafn Íslands). Þá þarf ekki lengur að prenta út og afhenda möppur. En flestir eru ekki komnir þangað enn.

Prenta, eða ekki prenta?
Taka þarf skjalamál alvarlega því kröfurnar verða meiri, skyldur aukast og sveitarfélög (og auðvitað aðrir vinnustaðir líka) geta lent í vandræðum ef reglunum er ekki fylgt. Dæmi um slík mál hafa komið nýlega í fréttum, má þar nefna Braggamálið fræga og Samherja-skýrsluna, þessa sem ekki fannst. Um refsivert athæfi er að ræða.

En reglurnar geta virst flóknar og erfitt að framfylgja þeim, sérstaklega ef um tölvupósta og þess háttar er að ræða. Á ég að geyma það eða ekki? Prenta út eða ekki?

Til að koma í veg fyrir slíkt er mikilvægt að auka þekkingu starfsmanna og hafa skýrar vinnureglur. Hverju sveitarfélagi er brýnt að hafa skjalastjóra. Menntaður skjalastjóri er kostur en fyrir lítil sveitarfélög er hægt að leysa þetta með því að láta einn starfsmann skrifstofunnar taka að sér þær skyldur sem því fylgja að hafa skjalamálin í lagi. Mælt er þó með því að sem flestir starfsmenn kynni sér skjalamál og fari á námskeið varðandi skjalavörslu.

Svala Runólfsdóttir héraðsskjalavörður